ХАРКІВСЬКИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ СУД

Н А К А З

01 квітня 2026 року                       м. Харків                        № 05-01/28-од

Про затвердження Порядку передачі документів (судових справ) виконавцям в Харківському апеляційному суді

На виконання вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20 серпня 2019 року № 814 з урахуванням змін, затверджених наказом ДСА України від 23 травня 2025 року         № 205, вимог Положення про відділ документального забезпечення та контролю Харківського апеляційного суду, керуючись частинами першою, десятою статті 155 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», -

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок передачі документів (судових справ) виконавцям в Харківському апеляційному суді, що додається.
2. Відділу документального забезпечення та контролю (Котенок Р.М.), відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду цивільних справ (Осадчій О.С.), відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних справ (Гуляєвій О.М) забезпечити виконання Порядку передачі документів (судових справ) виконавцям в Харківському апеляційному суді.
3. Відділу інформаційних технологій (Герману Д.Г.) забезпечити необхідні налаштування в АСДС КП «Д-3».
4. Начальнику відділу забезпечення розгляду звернень громадян (Бондаренко Є.Б.) опублікувати цей наказ на офіційному сайті Харківського апеляційного суду, розміщеному на веб-порталі «Судова влада України».
5. Відділу кадрового забезпечення та державної служби (Синітович С.В.) ознайомити з цим наказом працівників, в частині, що їх стосується.
6. Наказ голови Харківського апеляційного суду №05-03/61-од від 10 серпня 2020 року визнати таким, що втратив чинність.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на в.о. керівника апарату суду Ригіна О.В.

Голова суду                 /підпис/                                                        Олена ГРОШЕВА

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ голови

Харківського апеляційного суду

від 01.04.2026 №05-01/28-од

Порядок реєстрації та передачі документів (судових справ) виконавцям в Харківському апеляційному суді

1. Загальні положення.
   • Цей порядок розроблений на підставі Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах, затвердженого наказом ДСАУкраїни від 20 серпня 2019 року №814 зі змінами, затвердженими наказом ДСА України від 23 травня 2025 року №205, та визначає процедуру реєстрації документів (судових справ) та передачу їх до виконання суддям, іншим працівникам Харківського апеляційного суду.
   • Прийом та реєстрація документів (судових справ) забезпечується відділом документального забезпечення та контролю щоденно протягом робочого часу.
   • Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.
   • Кожен документ, що надійшов до суду, реєструється один раз – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час.
   • Реєстраційний штамп, зразок якого затверджений наказом голови суду, проставляється на першому аркуші вхідного документа в правому нижньому куті (або іншому вільному від тексту місці).
   • Реєстрація документів здійснюється в автоматичній системі документообігу суду відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України вiд 11 листопада 2024 року №З9 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529.

2. Передача непроцесуальних документів
   • Після реєстрації вхідних непроцесуальних документів відповідальний працівник відділу документального забезпечення та контролю передає зареєстровані документи начальнику відділу документального забезпечення та контролю (за його відсутності – заступнику начальника відділу) для сортування та підготовки до розгляду керівництвом суду.
   • Після розгляду керівництвом суду непроцесуального документу на нього накладається резолюція, яка оформлюється на бланках встановленого зразка та передається до відділу документального забезпечення та контролю для внесення інформації до АСДС та передачі виконавцям.
   • Опрацьована кореспонденція в день її надходження або наступного робочого дня передається виконавцям під особистий підпис у відповідному паперовому реєстрі із зазначенням дати отримання документа.
   • У разі відсутності виконавця по причині тимчасової непрацездатності, відпустки або відрядження, документ повертається керівництву суду для визначення іншого виконавця.
   • У разі, якщо в резолюції керівництва суду зазначено декілька виконавців, відповідальним за виконання документа є працівник, зазначений першим, якщо інше не зазначено в резолюції.
   • Виконавець, зазначений першим в резолюції, отримує оригінал документа, інші співвиконавці отримують його копії, виготовлені працівниками відділу документального забезпечення та контролю в паперовій або електронній формі.
   • Передача документа від одного структурного підрозділу до іншого (або від одного виконавця – іншому) здійснюється виключно через відділ документального забезпечення та контролю із внесенням відповідних відміток до АСДС.
   • Документ, помилково направлений до будь-якого виконавця, повертається до відділу документального забезпечення та контролю для направлення за належністю, про що робиться відмітка у АСДС та паперовому реєстрі.

3.Передача документів, що потребують контролю за їх виконанням

3.1. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), яким встановлено термін виконання та завдання.

3.2. Контроль за виконанням документів в Харківському апеляційному суді здійснюється відділом документального забезпечення та контролю.

3.3.  Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня його реєстрації в АСДС. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях. Якщо закінчення строку припадає на вихідний день, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку його виконання є перший після нього робочий день.

3.4. Контрольні документи реєструються та передаються виконавцям в порядку передачі непроцесуальних документів із зазначенням терміну виконання.

3.5. У межах строку виконання документа може надаватись відповідь щодо окремих обставин опрацювання документа (проміжна відповідь), яка не є підставою для визнання документа виконаним. Інформація щодо наявності проміжної відповіді вноситься до АСДС.

3.6. Строк виконання документа зазначається в резолюції керівництва суду, враховуючи зазначені в тексті терміни або відповідно до діючого законодавства на підставі ЗУ «Про звернення громадян» та ЗУ «Про доступ до публічної інформації» та інших.

3.7. У разі неможливості виконати документ у зазначені строки, виконавець звертається з аргументованою доповідною запискою про продовження терміну виконання документа до посадової особи, яка дала це доручення, за три робочих дні до закінчення строку виконання документа.

4. Передача кореспонденції, що стосується розгляду судових справ

4.1. Кореспонденція, що стосується розгляду судових справ, перевіряється на відповідність вимогам створення документів, наявність додатків зазначених у супровідному листі, та реєструються відділом документального забезпечення та контролю в день надходження до суду шляхом створення реєстраційної картки вхідного документа в АСДС КП «Д-3».

Вся кореспонденція, що стосується розгляду судових справ, того ж дня передається до відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних справ або до відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду цивільних справ під особистий підпис відповідальних працівників цих відділів в паперовому реєстрі для подальшого опрацювання.

4.2. Працівники відділів забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних та цивільних справ після отримання документів перевіряють їх та вносять інформацію до АСДС шляхом створення електронної реєстраційної картки документа в ОСК відповідного апеляційного провадження. Опрацьовані документи передаються суддям, в провадженні яких перебуває справа, особисто або через його помічника (чи секретаря судового засідання) під особистий підпис у відповідному паперовому реєстрі, скануються та приєднуються до реєстраційної картки.

4.3. У випадку неможливості вручення судді чи необхідності визначити іншого виконавця документ повертається до відділу документального забезпечення та контролю для подальшої передачі його на резолюцію керівництву суду. Про всі переміщення документа в АСДС робиться відповідна помітка.

4.4. Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників безпосередньо під час судового засідання, передаються до відділу документального забезпечення та контролю для реєстрації не пізніше наступного робочого дня та долучаються до матеріалів справи за резолюцією судді.

5. Передача судових справ (апеляційних скарг) по кримінальним та цивільним провадженням

5.1  Судові справи (апеляційні скарги), що надійшли до Харківського апеляційного суду, перевіряються на наявність додатків зазначених у супровідному листі/апеляційній скарзі, наявність томів, повноту підшивання матеріалів справи, наявність опису та реєструється відповідальним працівником відділу документального забезпечення та контролю шляхом створення обліково-статистичної картки в АСДС КП «Д-3».

5.2. Після реєстрації справи/апеляційні скарги передаються до відділів забезпечення діяльності судової палати з розгляду цивільних або кримінальних справ під особистий підпис відповідальних працівників для подальшого опрацювання та проведення автоматизованого розподілу.

5.3. Апеляційні скарги на судові рішення ухвалені судом першої інстанції, подані в порядку ЦПК України, передаються до відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду цивільних справ для опрацювання та проведення автоматизованого розподілу.

5.4. Апеляційні скарги на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції, подані в порядку КПК України (окрім апеляційних скарг на ухвали слідчих суддів) надсилаються до суду першої інстанції на виконання вимог статті 395 цього кодексу за резолюцією голови суду (за його відсутності – за резолюцією виконуючого обов’язки голови суду).

5.5. При надходженні апеляційної скарги, яка потребує додаткового рішення щодо опрацювання, її передають на розгляд голови суду для визначення подальших дій.

5.6. Працівники відділів забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних та цивільних справ після отримання судових справ/апеляційних скарг перевіряють їх на наявність додатків зазначених у супровідному листі/апеляційній скарзі, здійснюють огляд стану справи (наявність томів, повноту підшивання матеріалів справи, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення і засвідчення підписами опису справи).

5.7. Після проведення автоматизованого розподілу та визначення складу суду для розгляду судових справ відповідальними працівниками відділів забезпечення діяльності судової палати з розгляду цивільних та кримінальних справ розподілені справи/ апеляційні скарги передаються відповідному головуючому судді особисто або через його помічника під підпис за кожну справу у відповідному паперовому реєстрі. Суддя, на якого були розподілені справи, розписується у зазначеному реєстрі за всі отримані їм справи/апеляційні скарги.

5.8. Реєстри судових справ зберігаються у відповідних номенклатурних справах.

6. Передача документів, що надійшли електронною поштою, факсимільним зв’язком або телефонограмою.
   • Для електронних документів в Харківському апеляційному суді застосовується автоматизована електронна реєстрація окремо від документів з іншими носіями інформації.
   • Документи, що надходять електронною поштою отримуються, перевіряються та реєструються відповідальним працівником сектору опрацювання вхідної кореспонденції відділу документального забезпечення та контролю, після реєстрації до реєстраційної картки вхідного документа прикріплюються електронні файли документа.
   • Електронна пошта Харківського апеляційного суду перевіряється відповідальною особою не рідше одного разу на півгодини протягом робочого дня.
   • Працівник сектору опрацювання вхідної кореспонденції відділу документального забезпечення та контролю, на якого покладена функція приймання вхідних електронних документів, здійснює технічну перевірку документа, наявність електронного цифрового підпису, реєструє та роздруковує паперовий примірник документа, в разі необхідності – складає акт про відсутність електронного підпису.
   • Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування та мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.
   • Якщо після отримання документа електронною поштою або факсимільним зв’язком до суду надходить такий документ на паперовому носії, останній передається за призначенням без реєстрації. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається відмітка «Надходив», дата одержання електронного повідомлення та раніше зареєстрований номер вхідного документа.
   • Передача документів, що надійшли електронною поштою або факсимільним зв’язком здійснюється відповідно до цього порядку в залежності від змісту документа.
   • Телефонограми, що надходять до суду приймаються щоденно відділом документального забезпечення та контролю за номером телефону: (057) 732 28 85.
   • Інформація для суддів від учасників судових процесів телефонограмою може бути прийнята виключно з питань явки в судове засідання. Інша інформація (заяви, скарги, клопотання, запити) приймається до суду в загальному порядку на виконання вимог ЗУ «Про доступ до публічної інформації» та ЗУ «Про звернення громадян» шляхом подачі документів безпосередньо до каб.139, засобами поштового зв’язку, факсимільного зв’язку або електронною поштою.
   • Реєстрація телефонограм здійснюється в Журналі реєстрації вхідних телефонограм Харківського апеляційного суду, включеному до номенклатури справ суду.
   • Телефонограма оформлюється як документ в паперовому вигляді в 2-х екземплярах: перший – для судді, другий – до номенклатури справ.
   • Телефонограма передається судді особисто або через його помічника (секретаря судового засідання) негайно.
   • У разі неможливості передати телефонограму судді, якому вона адресована, телефонограма передається судді з колегії суддів у відповідній справі. У разі неможливості передати телефонограму з об’єктивних причин, складається акт за підписом керівника апарату суду, секретаря судової палати та працівника відділу документального забезпечення та контролю.
   • Телефонограми, які надходять з інших питань діяльності суду, оформлюються в паперовому вигляді в одному екземплярі, реєструються, передаються до відому керівництва суду та після виконання долучаються до номенклатурної справи.

7. Передача документів, що надійшли через підсистему

«Електронний суд»

7.1 Використання підсистеми «Електронний суд» для реєстрації вхідної кореспонденції здійснюється відділом документального забезпечення та контролю харківського апеляційного суду на підставі Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України вiд 11 листопада 2024 року №З9 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529 та відповідно до Інструкції користувача КП «Д-3».

7.2 Всі документи, що надходять через підсистему «Електронний суд» до суду автоматично розміщуються у відповідному реєстрі вхідної кореспонденції АСДС.

7.3. Реєстрація документів здійснюється відповідальним працівником відділу документального забезпечення та контролю за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції, визначеними Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

7.4. Відповідальний працівник відділу документального забезпечення та контролю перед реєстрацією документів, що надійшли через підсистему «Електронний суд», повинен переконатися, що електронний документ, адресований Харківському апеляційному суду, до ступний до перегляду та оформлений відповідно вимог законодавства.

7.5. В разі виявлення недоліків в документі, що надійшов через підсистему «Електронний суд» (відсутній додаток, файл нечитабельний), відповідальний працівник складає акт про виявлення недоліків у документі.

7.6. Якщо під час перевірки документа виявлено, що заявник помилково направив документ до Харківського апеляційного суду, відповідальний працівник відділу документального забезпечення та контролю може відмовити в реєстрації документа з підстав, визначених АСДС КП «Д-3».

7.7. Передача документів, що надійшли до суду через підсистему «Електронний суд», виконавцям здійснюється відповідно до цього порядку в залежності від змісту документа.

8. Передача документів та судових справ про адміністративні правопорушення, матеріалів оскарження ухвал слідчих суддів

8.1 Судові справи про адміністративні правопорушення, матеріали оскарження ухвал слідчих суддів, що надходять з місцевих судів приймаються працівником відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних справ, відповідальним за прийом документів стосовно розгляду цих справ (каб.145), реєструються в АСДС та розподіляються у встановленому законом порядку.

8.2. Апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів місцевих судів приймаються та реєструються відділом документального забезпечення та контролю (каб.139) та передаються відповідальному працівнику відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних справ, відповідальному за прийом документів стосовно розгляду цих справ (каб.145), для здійснення авторозподілу у встановленому законом порядку.

8.3. Апеляційні скарги на постанови суддів місцевих судів, подані в порядку, визначеному КУпАП, реєструються працівником відділу документального забезпечення та контролю та передаються на резолюцію керівництву суду, за якою направляються до суду першої інстанції для виконання вимог ст.288 КУпАП.

8.4. Після автоматизованого розподілу та визначення складу суду для розгляду конкретної судової справи розподілені матеріали (апеляційні скарги) передаються судді-доповідачу під особистий підпис у паперовому реєстрі.

8.5. Документи, що стосуються розгляду судових справ, подані в порядку, визначеному КУпАП, які на час надання документів, знаходяться на розгляді суддів Харківського апеляційного суду, реєструються працівником відділу документального забезпечення та контролю та передаються працівнику відділу забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних справ, відповідальному за прийом документів щодо розгляду судових справ про адміністративні правопорушення, який вносить інформацію до обліково-статистичної картки та передає їх безпосередньо суддям під особистий підпис або через його помічника (секретаря судового засідання) у роздрукованому реєстрі.

9. Передача повідомлень про вручення поштових відправлень
   • Повідомлення про вручення поштового відправлення адресатові після повернення до суду долучаються до матеріалів судової справи або номенклатурної справи.
   • При надходженні повідомлення про вручення адресатові процесуального документа відповідальний працівник відділу документального забезпечення та контролю проставляє на ньому дату отримання судом та передає до відділів забезпечення діяльності судової палати з розгляду кримінальних або цивільних справ. Після обробки повідомлення передаються секретарям судових засідань або помічникам суддів для долучення до матеріалів судових справ.
   • У разі, якщо на адресу суду надійшло повідомлення про вручення адресатові непроцесуального документа, відповідальний працівник відділу документального забезпечення та контролю проставляє дату отримання судом цього повідомлення та передає його виконавцю надісланого документа для долучення до номенклатурної справи, в якій зберігається копія цього документа.

• Передача документів з грифом «Для службового користування», «Особисто», «Таємно» та «Літер М»
  • Конверти з грифом «Таємно» передаються працівниками відділу документального забезпечення та контролю до відділу режимно-секретної роботи без відкривання.
  • Конверти з відміткою «Особисто» передаються адресатам без відкривання.
  • Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить на адресу Харківського апеляційного суду, приймається і розкривається працівниками відділу документального забезпечення та контролю, до компетенції яких належить виконання відповідних видів робіт з такими документами.
  • Надіслані не за адресою документи з грифом «Для службового користування» повертаються відправникові без їх розгляду.
  • Конверти (пакування) з відмітками «Літер М» передаються нерозкритими посадовій особі, відповідальній за мобілізаційну роботу у Харківському апеляційному суді під особистий підпис у відповідному журналі.
  • Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів здійснюється у журналах встановленого зразка.
  • Після повернення документа від керівництва суду відділ документального забезпечення та контролю передає його на виконання посадовій особі відповідно до резолюції керівництва.

• Документи, що не підлягають реєстрації
  • В Харківському апеляційному суді не підлягають реєстрації такі документи:
• рекламні повідомлення,
• прейскуранти,
• вітальні листи,
• запрошення (окрім запрошень на заходи, які потребують офіційного відрядження),
• друковані видання (книги, журнали, газети, бюлетені),
• документи особистого характеру,
• забруднені, пошкоджені документи, зміст та реквізити яких неможливо встановити,
• документи, які надіслані без зазначення відправника (анонімно).