Засади використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджені 1 травня 2025 року

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Харківського апеляційного суду

від «1» травня 2025 року

протокол № 1

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ СУДУ

В ХАРКІВСЬКОМУ АПЕЛЯЦІЙНОМУ СУДІ

І. Розподіл судових справ між суддями

1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

1. Лише у випадках отримання судом судових справ наприкінці робочого дня, як виключна можливість, дозволяється здійснення їх автоматизованого розподілу, після завершення робочого дня.

1. У суді застосовується автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи, пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ, розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді та повторний автоматизований розподіл судових справ.

У разі надходження до Харківського апеляційного суду апеляційних скарг на судові рішення у справах, які виникають у порядку виконання судових рішень у цивільних справах, передбачених Розділом VІІ «Судовий контроль за виконанням судових рішень» Цивільного процесуального кодексу України, здійснювати їх автоматизований розподіл у загальному порядку, без врахування інших справ, які перебувають у провадженні апеляційного суду та мають спільний єдиний унікальний номер.

1. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

1. Зборами суддів Харківського апеляційного суду затверджуються склади колегій суддів та склади судових палат.
2. Вибір судді-доповідача здійснюється з урахуванням спеціалізації, з числа суддів відповідної судової палати.

Вибір складу колегії суддів здійснюється з урахуванням спеціалізації, з числа суддів судового складу до якого входить суддя-доповідач.

1. При неможливості автоматичного розподілу справи по причині відсутності потрібної кількості суддів  у судовому складі до якого входить суддя-доповідач, учасники судової колегії вибираються з урахуванням спеціалізації, з числа відповідного визначеного судового складу, затвердженого Зборами суддів Харківського апеляційного суду.

При неможливості автоматичного розподілу справи по причині відсутності потрібної  кількості суддів  у визначеному судовому складі, що затверджений Зборами суддів Харківського апеляційного суду, учасники судової колегії вибираються з урахуванням спеціалізації,  з числа всіх суддів відповідної судової палати.

При неможливості автоматичного розподілу конкретних цивільних справ, учасники судової колегії обираються після відповідного розпорядження керівника апарату суду щодо внесення технічних налаштувань в частині розподілу таких справ серед суддів Харківського апеляційного суду, враховуючи данні спеціалізації лише для головуючого судді (судді-доповідача).

При неможливості автоматичного розподілу конкретних кримінальних справ, учасники судової колегії обираються після відповідного розпорядження керівника апарату суду щодо внесення технічних налаштувань в частині розподілу таких справ серед суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, враховуючи данні часткової спеціалізації лише для головуючого судді (судді-доповідача). А при неможливості й такого автоматичного розподілу конкретної кримінальної справи, учасники судової колегії обираються після відповідного розпорядження керівника апарату суду щодо внесення технічних налаштувань в частині розподілу таких справ серед суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, без врахування встановленої часткової спеціалізації з розгляду справ за апеляціями на рішення слідчих суддів, та за апеляціями на постанови місцевих суддів, оскарження яких передбачено      ст. 294 КУпАП.

При неможливості автоматичного розподілу конкретних кримінальних справ, проведеного із встановленими налаштуваннями АСДС які викладені у попередніх абзацах цього пункту, учасники судової колегії обираються після відповідного розпорядження керівника апарату суду щодо внесення технічних налаштувань в частині розподілу таких справ серед суддів Харківського апеляційного суду, враховуючи данні спеціалізації лише для головуючого судді (судді-доповідача). А при неможливості й такого автоматичного розподілу конкретної кримінальної справи, учасники судової колегії обираються після відповідного розпорядження керівника апарату суду щодо внесення технічних налаштувань в частині розподілу таких справ серед суддів Харківського апеляційного суду, без врахування встановленої часткової спеціалізації з розгляду справ за апеляціями на рішення слідчих суддів, та за апеляціями на постанови місцевих суддів, оскарження яких передбачено ст. 294 КУпАП.

При виникненні обставин, при автоматизованому розподілі отриманих судом на певну дату кримінальних справ та матеріалів під час відсутності тривалий час необхідної кількості суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, учасники судової колегії обираються серед суддів Харківського апеляційного суду судової палати з розгляду кримінальних справ, враховуючи данні часткової спеціалізації лише для головуючого судді (судді-доповідача). Такі налаштування встановлюються  для визначення складу суду у відповідній справі, а також у інших кримінальних справах (матеріалах), отриманих судом протягом робочого дня, коли виникли такі обставини. Підставою зазначених налаштувань – є відповідне розпорядження керівника апарату суду, обґрунтуванням якого є  підтвердження неможливості автоматичного розподілу кримінальної справи по причині недостатньої кількості суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу. Визначити, що вказані копії такого розпорядження долучаються до матеріалів усіх розподілених кримінальних справ (матеріалів), що розподілені за таких технічних налаштувань.

1. Збори суддів відповідного суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов’язки, не пов’язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанови Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

1. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

У разі призначення до розгляду на один час у різних залах судових засідань декількох судових справ, у яких до складу судової колегії входить один й той самий суддя, судовий склад може бути змінено у справі, де цей суддя не є суддею-доповідачем. Для зміни складу суду з таких підстав суддя звертається до керівника апарату суду з доповідною запискою, в якій викладає обставини неможливості приймання одночасної участі у розгляді різних  справ. Заміна складу судової колегії здійснюється автоматизованою системою за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду.

   «Суддя-учасник колегії у конкретній справі, який входить до складу іншої судової палати, може бути замінений за результатами повторного автоматизованого розподілу на суддю, який входить до складу судової палати з розгляду кримінальних справ та повноважний приймати участь в розподілі на момент розгляду справи.

   Повторний автоматизований розподіл в такій ситуації ініціюється головуючим суддею шляхом подання керівнику апарату відповідної службової записки».

ІІ. Розподіл клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій

1. Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними у відповідності до вимог статті 247 КПК України, згідно затвердженого графіку визначення налаштувань щодо повноважень суддів для здійснення процесуальних дій на місяць. Графік визначення таких налаштувань затверджується відповідним рішенням зборів суддів Харківського апеляційного суду.
2. У разі відсутності на момент автоматизованого розподілу клопотань про надання дозволу щодо проведення негласної слідчої (розшукової) дії, достатньої кількості слідчих суддів, повноважних у цей період здійснювати відповідні процесуальні дії, голова суду вносить зміни до вказаного у п. 1 цього Розділу графіку відповідним розпорядженням.
3. У разі надходження клопотання про надання дозволу щодо проведення негласної слідчої (розшукової) дії, що потребує невідкладного розгляду в день, на який не визначено графік спеціалізації слідчих суддів, надати право голові суду самостійно вносити зміни до графіку шляхом видання відповідного розпорядження та визначати суддю для його розгляду.

ІІІ.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- суддям судової палати з розгляду кримінальних справ за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- суддям судової палати з розгляду цивільних справ за три робочих дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше трьох календарних днів);

- суддям судової палати з розгляду кримінальних справ за апеляційними скаргами на ухвали слідчого судді та постанови місцевих судів, подані в порядку статті 294 КУпАП, за п’ять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за три робочі дні, якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Клопотання про проведення негласних слідчих (розшукових) дій розподіляються суддям без врахуванням встановленої заборони перед тимчасовою відсутністю (відпусткою, відрядженням, перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації тощо). У разі встановлення заборони в електронному табелі для розподілу суддям, які мають розглядати клопотання про проведення негласних слідчих (розшукових) дій у зв'язку з відпусткою, для розподілу таких клопотань відповідальна особа режимно-секретного відділу вносить до електронного табелю зміни шляхом тимчасового зняття заборони для розподілу суддям, які визначені за Графіком спеціалізації для розгляду таких клопотань.

 IV.Особливості формування складу колегії суддів судової палати з розгляду кримінальних справ

1. Визначається часткова спеціалізація суддів з розгляду кримінальних справ, а саме:

а) кримінальних справ відносно неповнолітніх (ювенальна юстиція);

1. Розгляд справ згідно зі спеціалізацією здійснюється суддями, обраними зборами суддів Харківського апеляційного суду для здійснення такого провадження.

         При автоматизованому розподілі матеріалів кримінальних проваджень з індексами апеляційних проваджень:

         - «11-п» - подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого;

         - «11-кп» - матеріали кримінального провадження з перегляду апеляційною інстанцією ухвал суду першої інстанції про обрання запобіжного заходу у виді тримання під вартою, про зміну іншого запобіжного заходу на запобіжний захід у виді тримання під вартою або про продовження строку тримання під вартою, яка була постановлена під час судового провадження в суді першої інстанції до ухвалення судового рішення по суті,

учасники судової колегії суддів обираються серед суддів судової палати з розгляду кримінальних справ без врахування даних встановленої часткової спеціалізації.

1. У кримінальному провадженні щодо неповнолітніх, що надійшло на розгляд у порядку, передбаченому КПК України, лише суддя-доповідач (головуючий суддя) визначається КП «Д-3» із числа суддів, уповноважених на здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
2. У разі виходу судді до нарадчої кімнати тривалістю більше 3-х днів, суддя (помічник відповідного судді) звертається із заявою до керівника апарату суду для вирішення питання виключення цього судді та суддів, що входять до складу судової колегії із автоматичного розподілу справ на час їх перебування у нарадчій кімнаті, про що керівник апарату суду видає відповідне розпорядження.
3. При автоматизованому розподілі кримінальних справ (матеріалів) ураховуються коефіцієнти їх складності:

а) справи за апеляціями на рішення слідчих суддів та постанови місцевих судів у порядку ст. 294 КУпАП рахувати за базовим коефіцієнтом – 0,5;

б) клопотання щодо негласних слідчих розшукових дій – 0,033;

          в) всі кримінальні справи, які розглядаються за загальною апеляцією, рахувати за базовим коефіцієнтом – 1;

г) перелік особливо складних справ, по яких встановлюється коефіцієнт складності -2:

- справи про особливо тяжкий злочин, за який призначено (передбачено) покарання у виді довічного позбавлення волі (ст..112, ч.2 ст.115, ст..348, ст..379, ст..400);

- справи з великим об’ємом матеріалів – більше 10 томів;

- справи щодо засуджених більше 5 осіб;

- справи про ухилення від сплати податків, інших обов’язкових платежів (ч.ч.2,3 ст. 212 КК України).

д) у разі, якщо справа складає об’ємом більше 20 томів і одночасно відносно осіб, які обвинувачуються у вчиненні злочинів організованою групою чи злочинною організацією рахувати за коефіцієнтом – 3.

е) у випадку, коли справа складає більше 50 томів і одночасно:

-  відносно осіб, які обвинувачуються у вчиненні злочинів організованою групою чи злочинною організацією;

-  у справі   більше 10 обвинувачених (засуджених), встановлюється коефіцієнт – 4.

V. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

Судові справи, що надійшли із суду касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

2.1. апеляційні скарги, що надійшли до суду апеляційної інстанцій після визначення судді-доповідача у цій судовій справі, якщо провадження не закінчено;

2.2. судові справи, повернуті до апеляційного суду після дооформлення;

2.3. судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

2.4. судові справи про перегляд заочного рішення;

2.5. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

2.6. клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті апеляційним судом;

2.7. матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

2.8. судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

2.9. зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

2.10. заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

2.11. апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного номеру провадження, що сформований в суді першої інстанції (індекс "1-кс");

2.12. заяви про забезпечення позову, доказів;

2.13 справи про адміністративні правопорушення в разі повторного надходження апеляційних скарг, після їх повернення судом апеляційної інстанції з підстав відсутності підтвердження повноважень особи, що її подавала, на участь у розгляді справи

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі надходження апеляційних скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді (судді-доповідачу) , якщо провадження не закінчено.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених пунктом 2 цих Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

Апеляційні скарги на ухвали суду першої інстанції, постановлені у різні дні під час судового розгляду кримінального провадження по суті, підлягають автоматизованому в загальному порядку без врахування інших апеляційних скарг, які перебувають в провадженні апеляційного суду в межах цієї справи

У випадку неможливості передачі вказаних справ протягом розумного строку раніше визначеному судді-доповідачу, здійснюється повторний автоматизований розподіл на підставі розпорядження керівника апарату.

VI.Засади формування колегії суддів без здійснення повторного автоматизованого розподілу судових справ

1. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.
2. Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання помічником головуючого судді або секретарем судового засідання. Контроль за своєчасним повідомленням учасників процесу покладається на головуючого суддю та секретаря відповідної судової палати.
3. Після усунення обставин, що призвели до неможливості вчасного проведення судового засідання, справа призначається до розгляду після усунення цих обставин в судовому засіданні головуючим суддею (суддею-доповідачем).

VII. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у разі неможливості функціонування АСДС.

1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про АСДС фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
2. У разі настання таких обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (вирішення питання про розгляд  апеляційних скарг на рішення слідчих суддів щодо забезпечення заходів кримінального провадження, розгляд клопотань слідчого судді щодо негласних слідчих дій тощо) здійснюється комісією, склад якої визначається головою суду, між суддями з врахуванням спеціалізації, на засадах об'єктивності та неупередженості з додержанням принципів черговості, визначеної  в алфавітному порядку.
3. За результатом розподілу складається довідка про здійснення неавтоматичного розподілу, яка підписується головою комісії та керівником апарату суду.

VIII. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ в неробочі дні

     Для розгляду судових справ або інших процесуальних документів, які за законом мають розглядатись невідкладно в неробочі дні встановлюється наступний порядок.

1. Для розгляду клопотань в порядку ст.248 КПК України зборами суддів Харківського апеляційного суду затверджується Графік визначення спеціалізації суддів на місяць по розгляду таких клопотань.
2. Автоматичний розподіл клопотань щодо негласних слідчих розшукових дій здійснюється у суді відповідальною особою режимно-секретного відділу з урахуванням строків, передбачених ст.248 КПК України.
3. Для розгляду інших процесуальних документів, які за законом мають розглядатись невідкладно, головою суду затверджується графік чергувань суддів та працівників апарату суду. Працівники апарату суду здійснюють реєстрацію процесуальних документів в АСДС та автоматизований розподіл документів в порядку, передбаченому Положенням про АСДС. В автоматизованому розподілі беруть участь судді, які визначені за графіком чергувань.

IX. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

1. Винятково у разі, коли головуючий суддя (суддя-доповідач) у передбачених законом випадках (хвороба більше 2 місяців, відсторонення від посади, закінчення строку повноважень тощо) не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи. Підставою для винесення розпорядження про перерозподіл такої справи є подання секретаря судової палати.
2. Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення складу суду з метою заміни суддів, що вибули.
3. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).
4. У разі закінчення у судді повноважень зі здійснення правосуддя, проводиться повторний автоматичний розподіл судових справ, що перебувають у його провадженні в частині заміни всього складу колегії суддів.
5. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація,неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки).
6. Підставою для винесення керівником апарату розпорядження про перерозподіл справи є ухвала суду про задоволення відводу або самовідводу судді, задоволення заяви про відвід судді, доповідна записка судді зі складу відповідної судової колегії (або начальника відділу із забезпечення діяльності судової палати) або доповідна записка секретаря палати.